Datenschutz

Datenschutzhinweise gem. Art. 13 DSGVO

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

FINAS GmbH & Co. KG
Philipp-Reis-Str. 235
35398 Gießen (Gewerbegebiet West)

Telefon: 06 41 58 51
Telefax: 06 41 5 15 58
E-Mail: info@finas-giessen.de

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Reinhold Meister Okon

E-Mail: info@dsb-okon.de

Verarbeitungszweck der Daten (Zweckbestimmung)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Verwaltung von Wohnungseigentum und Mietverhältnissen, zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Verwalter‑, Miet‑ und Kaufverträgen sowie zur Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Bewerbern und Dienstleistern. Dies umfasst insbesondere Beschlussumsetzung, Abrechnung/Buchhaltung, Kunden‑/Lieferantenverwaltung, IT‑ und Gebäudesicherheit sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Daneben verarbeiten wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (u. a. WEG, HGB/AO, HeizkostenV, TrinkwV, GwG, ZensG).

Gemäß Art. 21 Abs. 4 i. V.m. Abs. 1 und 2 DSGVO können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer betreffenden personenbezogenen Daten einlegen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Verwaltung von Wohnungseigentum (GdWE-Verwaltung):

Zweck: GdWE-Verwaltung

• Führung der Beschlusssammlung und Durchführung der Beschlüsse
• Erstellung von Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Rechnungslegung
• Aufgaben zur Durchführung der GdWE-Verwaltung
• Einberufung/Einladung und Vorsitz zur ETV (Eigentümerversammlung)
• Überwachung der Buchhaltung
• Mahnwesen
• Führung und Verwaltung Webportal
• Führung einer aktuellen Eigentümerliste
• Wahrung und Durchsetzung der rechtlichen Interessen der GdWE
• Beauftragung externer Dienstleister (z. B. Handwerker, Notdienst, Gutachter)

Rechtsgrundlage: Erfüllung Verwaltervertrag, Teilungserklärung und gesetzliche Anforderungen (GdWE, EStG, HKVO)

Verwaltung von Wohnraum (Mietverwaltung):

Zweck: Vermietung von Mietobjekten (Wohnraum)

• Anbahnung, Verhandlung und Durchführung des Mietverhältnisses (Mietvertrag)
• Interessenverwaltung (Wohnungsbewerbermanagement)
• Mietverwaltung
• Kontoführung
• Erstellung von Abrechnungen und Protokollen (Heiz-, Neben- und Betriebskosten, Miete, TrinkwV)
• Abfrage bei Auskunfteien (z. B. Schufa, Creditreform etc.) zur Ermittlung von Bonität
• Beauftragung externer Dienstleister (z. B. Handwerker, Notdienst, Gutachter)

Rechtsgrundlage: Anbahnung und Erfüllung Mietvertrag, gesetzliche Anforderungen (Meldegesetz, AO und HGB, HKVO, TrinkwV)

Sondereigentumsverwaltung

Zweck: Verwaltung im Sondereigentum stehender Objekte

• Anbahnung, Verhandlung und Durchführung des Mietverhältnisses (Mietvertrag)
• Interessenverwaltung (Wohnungsbewerbermanagement)
• Allgemeine Kommunikation
• Beauftragung externer Dienstleister (z. B. Handwerker, Notdienst, Gutachter)
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben

Rechtsgrundlage: Erfüllung Verwaltervertrag, Teilungserklärung und gesetzliche Anforderungen (GdWE, EStG, HeizkVO)

Anbahnung und Durchführung beim Verkauf von Immobilien und Grundstücken

Zweck: Auftrag zur Durchführung von Bestandsveräußerungen (gewerblich und privat)

Rechtsgrundlage: Anbahnung und Erfüllung Kaufvertrag, gesetzliche Anforderungen (AO und HGB, GWG, BGB)

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Eine Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt nur, wenn kein anderer Erlaubnistatbestand greift. In der Regel übermitteln wir Kontaktdaten an Handwerksunternehmen zur Terminabstimmung und Auftragsdurchführung auf Basis der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); eine Einwilligung ist hierfür regelmäßig nicht erforderlich. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Für die Weitergabe postalischer Daten ist üblicherweise keine Einwilligung erforderlich.

Erfüllung aus vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt primär zur Durchführung bestehender Verträge und vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen, zur Ausführung Ihrer Aufträge sowie für den Betrieb und die Verwaltung von Mietobjekten, Grundstücken und Immobilien.

Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).Dazu zählen insbesondere Vorgaben aus dem Zensusgesetz 2022 (ZensG 2022), der Heizkostenverordnung, dem Bundesmeldegesetz, der AO/HGB sowie spezialgesetzliche Anforderungen (z. B. TrinkwV, GwG).Hierzu kann die Offenlegung gegenüber zuständigen Stellen erforderlich sein; Speicherfristen richten sich nach den jeweiligen Spezialregelungen. Bei nicht-behördlicher Verarbeitung setzen wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein.

Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Unter Berücksichtigung und zur Wahrung berechtigter Interessen (durch uns oder uns angeschlossenen Dritten) verarbeiten wir u. .a. folgende Daten: Bonitätsabfragen und Datenaustausch mit Auskunfteien (z. .B. Creditreform, Schufa, Bürgel), technische Voreinstellungen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit innerhalb unseres Unternehmens, Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit (Gebäudezutritt) und Sicherstellung des Hausrechts, Videoüberwachung (Wahrnehmung des Hausrechts, Verfolgung von Vandalismus, Sachbeschädigung, Belästigungen, Straftaten) Sicherstellung von Beweismitteln. Nutzung von etwaigen Verwaltungstools (z. .B. Online-Plattform). Siehe hierzu „Nutzung Ihrer Daten für Online-Portale“.

Bonitätsabfragen und Auskunfteien

Wenn beide Parteien – Sie als Mietinteressent und wir als Vermieter – sich einig sind und kurz vor der Unterzeichnung des Mietvertrags stehen, holen wir als letzte Voraussetzung für den Vertragsabschluss eine Bonitätsauskunft bei Auskunfteien (z. B. Schufa, Creditreform, Bürgel) ein. Dies erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beurteilung Ihrer Zahlungsfähigkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und erst nach Ihrer Information über die beabsichtigte Einholung einer Bonitätsauskunft. Die endgültige Entscheidung über den Abschluss des Mietvertrags ist vom Ergebnis dieser Bonitätsauskunft abhängig.

Dabei werden folgende Daten übermittelt:

• Name, Vorname
• Geburtsdatum
• Aktuelle Anschrift
• frühere Anschriften der letzten zwei Jahre

Die von der Auskunftei übermittelten Daten zu Ihrer Bonität werden ausschließlich für die Entscheidung über den finalen Abschluss des konkreten Mietvertrags verwendet und nach Zweckerreichung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Sie haben das Recht, dieser Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. In diesem Fall prüfen wir, ob Ihre schutzwürdigen Interessen gegenüber unseren berechtigten Interessen überwiegen.

Auf Wunsch teilen wir Ihnen die Kontaktdaten der jeweils angefragten Auskunftei mit. Sie können von dieser direkten Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.

Empfänger (Kategorie, wenn unbekannt) der personenbezogenen Daten

Öffentliche Stellen:

• Landratsämter, Wohnungsämter, Stadt (für Sozialwohnungen/Wohnberechtigungsschein erforderlich) Gerichte, Sozialamt, Finanzamt, Krankenkassen, Jobcenter, Bundeszentralamt für Steuern, statistische Landesämter

Externe Empfänger

• IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für IT-Anwendungen (Wohnungswirtschaft), Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater, Rechtsanwälte, Energieversorger, Versicherungen, Banken, Messdienstunternehmen, Handwerker (Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen) Dienstleister zur Gehaltsabrechnung, Betreiber von Online-Portalen, Dienstleister welche Maßnahmen zur IT-Sicherheit erbringen. Eigentümer und Beiräte der GdWE über Einsichtsrecht (§ 18 Abs. 4 WEG), Mieter sowie deren Interessenvertretung im Zuge einer Prüfung (Einsichtsrecht) etwaiger Heizkostenabrechnungen. Siehe nächsten Abschnitt.

Offenlegung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen gesetzlicher Einsichtsrechte

• Im Rahmen gesetzlich zulässiger Einsichtsrechte (z. B. Prüfung von Wohn- und Hausgeldabrechnungen, Heiz- und Nebenkostenabrechnungen durch Mieter oder Mietinteressenten, oder Verwaltung von Sondereigentum, sowie die Einsichtnahme nach § 18 Abs. 4 WEG durch Eigentümer) kann es erforderlich sein, dass anderen betroffenen Personen, insbesondere Eigentümern oder Mietern, personenbezogene Daten wie Verbrauchswerte, Einzelbelegdaten oder Verwaltungsunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Die Offenlegung und Einsichtnahme erfolgt ausschließlich im gesetzlichen Rahmen und unter Beachtung der Grundsätze der Datenminimierung. Die datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die Offenlegung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, da wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. nach § 18 Abs. 4 WEG, § 556 Abs. 3 BGB, § 810 BGB). Soweit notwendig, kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO herangezogen werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht, etwa zur Wahrung von Rechten und Ansprüchen. Die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften kann die Weitergabe bestimmter personenbezogener Daten erforderlich machen. Es werden keine Daten offengelegt, die nicht unmittelbar gesetzlich gefordert sind oder deren Offenlegung nicht notwendig ist. Nicht vom Einsichtsrecht erfasste oder besonders sensible Daten werden nicht offengelegt. Die gesetzlichen Grundlagen hierfür ergeben sich u.a. aus § 18 Abs. 4 WEG und § 556 Abs. 3 BGB. In Einzelfällen, in denen darüber hinaus Daten offengelegt werden müssten, informieren wir Sie gesondert gem. Art. 13 Abs. 3 DSGVO. Ein Anspruch auf vollständige Einsicht in alle personenbezogenen Informationen Dritter besteht nicht. Die jeweiligen Rechte und deren Grenzen ergeben sich aus dem Gesetz und können je nach Fallgestaltung unterschiedlich sein.

Hinweis zum Anwendungsbereich und zu Informationspflichten bei juristischen Personen

• Die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO gelten ausschließlich für natürliche Personen. Wenn eine Wohnung, Immobilie oder ein Teileigentum von einer juristischen Person gehalten wird (z. B. GmbH, Verein), gelten diese datenschutzrechtlichen Hinweise insoweit nicht für die juristische Person, sondern nur für die dort handelnden natürlichen Personen (wie z. B. Ansprechpartner oder Vertreter).

Klarstellung zur Datenminimierung bei Offenlegung

• Wir achten bei der Offenlegung von personenbezogenen Daten gegenüber Dritten auf den Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Das bedeutet: Es werden ausschließlich die für den jeweiligen Einsichtszweck unbedingt erforderlichen personenbezogenen Angaben zugänglich gemacht. Sensible oder nicht zwingend erforderliche Daten sind von der Offenlegung ausgeschlossen, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zur vollständigen Offenlegung besteht.

Bekanntgabe an öffentliche Stellen und Behörden

• Eine Übermittlung personenbezogener Daten an öffentliche Stellen (z.B. Gerichte, Finanzbehörden, Sozialämter, Kommunalbehörden oder Aufsichtsbehörden) erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung oder, falls dies zur Wahrung berechtigter Interessen zulässig ist. Eine Information der betroffenen Person unterbleibt, wenn diese bereits erfolgt wurde oder aus gesetzlichen Gründen entbehrlich ist.
• Weitere externe Stellen wie Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen), Hausversorgungslieferanten, Notdienste, (Schlüssel, Wasser, Strom, Gas, Sicherheitsdienste), Bonitätsprüfung (soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat) oder diese zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.

Regelmäßige Empfänger

Siehe Anlage 1.

Einsatz eines KI-gestützten Assistenztools (Logicc)

Zur Unterstützung unserer Arbeitsprozesse nutzen wir das KI-gestützte Tool der Logicc GmbH. Im Rahmen der Nutzung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Texteingaben vorgenommen oder Dokumente hochgeladen werden.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Verwaltung). Logicc ist unser Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO und darf die Daten ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeiten, insbesondere nicht zu Trainingszwecken . 

Datenverarbeitung und Speicherung

Es gilt das Zero-Data-Retention-Prinzip: Eingaben werden nur für die Dauer der Anfrage verarbeitet und danach vom Sprachmodell nicht weiter gespeichert. Bitte beachten: Hochgeladene Dateien bleiben bis zum Ende der jeweiligen Sitzung im Modell verfügbar. Chat-Verläufe werden ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert.

Unterauftragsverarbeiter und Drittlandübermittlungen

Logicc setzt technische Dienstleister ein, darunter Microsoft Ireland, Google Ireland, OpenAI Ireland, Mistral AI, Hetzner, IONOS, Amazon Web Services, Cloudflare, Stripe, Tavily, Clerk und Nebius . Für Anbieter mit Sitz außerhalb des EWR erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Speicherdauer

Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und danach gelöscht .

Nutzung Ihrer Daten für Online-Portale

Daten, die von Ihnen entweder auf unserer Website (Kontaktformular) oder über unser Online-Portal: www.homecase.de/anmelden/11379, eingegeben werden, sind i. d. R. personenbezogene Daten, wie Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Konto- und Zahlungsdaten, sowie Vertrags- und Objektdaten. Diese Daten werden primär zum Zweck der Kundenverwaltung in der Hausverwaltung verwendet. Sofern nicht andere gesetzliche Grundlagen vorliegen, basiert die Rechtsgrundlage stets auf einem abgeschlossenen Vertrag (z. B. Online-Portalvertrag) Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und der Interessenabwägung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Kontext der Verwaltung von Immobilien über ein Online-Portal, also den Bereich „nach dem Log-in“, sind die Portal-Anbieter datenschutzrechtlich lediglich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO tätig. Insoweit verarbeiten diese Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf unsere Weisung als Auftraggeber.

Weitere ausführliche Datenschutzhinweise zur Nutzung von Online-Portalen:

Für die Nutzung unserer Online-Portale stehen Ihnen gesonderte, ausführliche Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO zur Verfügung. Diese enthalten detaillierte Angaben zur Verarbeitung, zu Zweck und Rechtsgrundlage sowie zu den jeweiligen Betroffenenrechten und technischen Maßnahmen beim Portalbetrieb.

Alle weiterführenden Informationen können Sie jederzeit auf unserer Website herunterladen oder persönlich bei uns anfordern.

Weitergabe in Drittstaaten

Derzeit findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten statt.

Speicherdauer

Im Mietverhältnis

Die personenbezogenen Daten des Mieters werden nach Art. 17 Abs. 1 lit. a, Abs. 3 lit b, e DSGVO: § 147 AO und § 257 HGB 10 Jahre nach Mietvertragsbeendigung gespeichert, mit Ablauf der Frist gelöscht; Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres nach Vertragsende. Sofern der Vermieter nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder der Mieter in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat, sind diese Fristen maßgeblich.

Im GdWE-Verhältnis

Die Daten von Eigentümern und Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft (gemäß Verwaltervertrag) werden so lange gespeichert, ergänzt und fortgeschrieben, wie es der Zweck erfordert, für den die personenbezogenen Daten erhoben werden und der von Ihnen gewünscht ist, sofern keine anderslautenden gesetzlichen Verpflichtungen, wie Aufbewahrungspflichten nach Geldwäschegesetz  (5  Jahre), Handelsrecht (6 Jahre), oder Steuerrecht (10 Jahre) oder Makler-Bauträgerverordnung (5 Jahre), entgegenstehen.

Art der Daten	Aufbewahrungsfrist/Löschfrist	Rechtsgrundlage
Heiz- und Betriebskostenabrechnung	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Gewährleistungsunterlagen	6 Jahre	§ 257 HGB, §§ 438, 634 BGB
Schadensunterlagen (insofern Belegfunktion, nach Abwicklung des Schadensfalls)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Handwerkeraufträge	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Mietunterlagen (nach Vertragsende) (insofern Belegfunktion)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Bankbürgschaften nach Vertragsende	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Schlüsselverwaltung	3 Monate	Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, 17 DSGVO

Bereitstellungspflicht von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag zu schließen oder diesen durchzuführen. Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese Angabe im jeweiligen Erhebungs-Formular gekennzeichnet.

Betroffenenrechte, Art. 12 ff. DSGVO:

·       Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
·       Recht zur Berechtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
·       Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
·       Recht auf die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
·       Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
·       Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
·       Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Widerrufen der Einwilligungen

Jeder Betroffene hat im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO das Recht, einzelne oder sämtliche Einwilligungen, die zur z. B. Vertragserfüllung erteilt wurden, jederzeit und ohne Nachteile für ihn selbst zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. 

Den Widerruf von Einwilligungen richten Sie bitte schriftlich an:

FINAS GmbH & Co. KG
Philipp-Reis-Str. 235
35398 Gießen (Gewerbegebiet West)

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es werden keine automatisierten Verfahren von Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen Art. 4 DSGVO eingesetzt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d, 77 DSGVO)

Gemäß Artikel 77 DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie überzeugt sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder das BDSG n.F. verstößt.

Wichtiger Hinweis

Weitere themenspezifische und ausführliche Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO (z. B. Zensus, Trinkwasserverordnung, Online-Portale, Videoüberwachung, Bewerbung von Mitarbeitern etc.) werden Ihnen zum Zeitpunkt der Erhebung in Textform übersendet. Gerne können Sie diese auch bei uns anfordern.

Nutzung Ihrer Daten mittels Künstlicher Intelligenz (KI)

Weitere ausführliche Datenschutzhinweise zur Nutzung von KI-Tools:

Für jeglichen Einsatz von Anwendungen der Künstlichen Intelligenz (KI), die personenbezogene Daten verarbeiten, stellen wir gesonderte, ausführliche Datenschutzinformationen bereit, wie nach Art. 13 DSGVO vorgeschrieben. Diese Informationspflichten umfassen u. a. die Beschreibung des Zwecks, der Funktionsweise, der Risiken und der Betroffenenrechte bei der KI-gestützten Verarbeitung.

Sie können die spezifischen Datenschutzinformationen jederzeit auf unserer Website abrufen oder direkt bei uns anfragen.

Bei Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.

Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Nutzung unserer KI-Telefonassistenz

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

FINAS GmbH & Co. KG
Philipp-Reis-Str. 235
35398 Gießen (Gewerbegebiet West)

Telefon: 06 41 58 51
Telefax: 06 41 5 15 58
E-Mail: info@finas-giessen.de

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Reinhold Meister Okon
Rosenstr. 1
85757 Karlsfeld

E-Mail: info@dsb-okon.de

Gegenstand der Verarbeitung

Wir setzen in unserem Telefonservice einen KI-gestützte Telefonassistenz ein, der folgende Daten verarbeitet:

• Sprachaufzeichnungen (Inhalt Ihrer Nachricht)
• Zeitpunkt und Dauer des Anrufs
• Telefonnummer des Anrufers (soweit übermittelt)
• Name des Anrufers
• E‑Mail‑Adresse (falls angegeben)
• Anschrift/Wohnungsnummer/Objektbezeichnung (falls angegeben)
• inhaltliche Zusammenfassung des Anliegens (Transkript bzw. Auszug)
• Kategorisierung und Priorisierung des Anliegens (z. B. Notfall, Schadensmeldung, Terminwunsch)
• Zuordnung zu einem Objekt, einer Einheit oder einem Vertrag (z. B. Miet- oder Kundennummer, sofern angegeben) 

Funktionsweise des KI-Systems

Unser KI-Anrufbeantworter:

• wandelt Sprache in Text um
• analysiert den Inhalt des Anliegens
• kategorisiert Anfragen nach Dringlichkeit
• erstellt Automatische Zusammenfassungen
• leitet spezifische Anfragen an den Objektbetreuer weiter
• Es wird ein Service‑Ticket mit einer kurzen Zusammenfassung Ihres Anliegens erstellt.

Zweck der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Entgegennahme und Bearbeitung von Anliegen zu Objekten (Mieter, Eigentümer, Interessenten)
• Erkennung und Priorisierung von Notfällen
• Qualitätssicherung der Kommunikation
• Verbesserung unseres Kundenservices
• Dokumentation der Kommunikation

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

• 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
• 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO
• 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO
• Bei Notfällen: Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (lebenswichtige Interessen)

Kategorien der personenbezogenen Daten

• Name des Anrufers
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse (falls angegeben)
• Anschrift/Wohnungsnummer
• Mieternummer/Kundennummer
• Sprachaufzeichnung
• Anliegen/Beschwerden
• Terminwünsche
• Schadensmeldungen
• Gesundheitsdaten (bei Notfällen)
• Informationen über Dritte (z.B. Nachbarn)

Empfänger (Kategorien) der personenbezogenen Daten

• Interne Abteilungen (i. d. R. Buchhaltung, IT, Objektbetreuer)
• Technische Dienstleister (Auftragsverarbeiter oder Dritte)
• im Notfall: Rettungsdienste, Polizei, Feuerwehr
• Supportabteilung des KI-System-Anbieters

Empfänger (Auftragsverarbeiter)

• HeyVera GmbH, Torstr. 105–107, 10119 Berlin
  (Bereitstellung des KI‑Telefonassistenten, Hosting und Verarbeitung der Anrufdaten im Auftrag des Verantwortlichen)
• Deepgram Inc. – KI‑Sprachmodelle (Speech‑to‑Text)
• Supabase – Datenbank‑/Hosting‑Dienstleistungen
• Google Cloud EMEA Ltd. – Hosting und KI‑Modelle
• Eleven Labs Inc. – KI‑Sprachmodelle (Text‑to‑Speech)
• Microsoft Deutschland GmbH / Microsoft Azure – Hosting von KI‑Modellen und Infrastruktur
• Twilio / SendGrid – Telekommunikations‑ und E‑Mail‑Dienstleistungen

Mit allen eingesetzten Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gem. Art. 28 DSGVO; diese sind zur Einhaltung der Weisungen des Verantwortlichen und zur Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen verpflichtet.

Soweit einzelne Unterauftragnehmer mit Sitz in einem Drittland (außerhalb der EU/des EWR) eingesetzt werden (z. B. Anbieter von KI‑Sprachmodellen oder Kommunikationsdiensten), erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Dazu gehören insbesondere:

• ein Angemessenheitsbeschluss der EU‑Kommission nach Art. 45 DSGVO oder
• geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, z. B. der Abschluss von EU‑ 

Herkunft der Daten

Daten stammen regelmäßig von Ihnen selbst (Eigentümer/Mieter/Interessenten) sowie aus der laufenden Kommunikation/Supportbearbeitung, z. B. Telefonie, E-Mail und Ticket‑Systemen

Weitergabe in Drittstaaten

Derzeit findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten statt.

Speicherdauer

Die von uns verarbeiteten Daten werden unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere nach Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, löschen wir gespeicherte Daten, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr benötigt werden. Über den Zeitpunkt des Zweckfortfalls hinaus werden Daten nur dann aufgehoben, wenn sie für andere gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind oder die Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten weiter vorgehalten werden müssen.

Normale Anrufe: 6 Monate

Anrufe mit rechtlicher Relevanz: 3 Jahre

Notfälle: 5 Jahre

Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Verantwortlichen wahrzunehmen. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit.

Recht auf Widerspruch / Widerruf

Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern diese auf Basis von Artikel 6 Abs. 1 e oder f DSGVO erfolgt. Sofern die Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit widerrufen. Bitte senden Sie dazu eine E-Mail an: info@finas-giessen.de

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, jederzeit eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Mögliche Folgen der Nicht-Bereitstellung von personenbezogenen Daten

Die Nicht-Bereitstellung führt dazu, dass wir Ihnen die Teilnahme an einer virtuellen Eigentümerversammlung nicht anbieten können.

Alternative Kontaktmöglichkeiten

Sie haben jederzeit die Möglichkeit:

• sich mit einem menschlichen Mitarbeiter verbinden zu lassen
• uns per E-Mail zu kontaktieren unter: info@finas-giessen.de
• uns postalisch zu kontaktieren
• einen persönlichen Termin zu vereinbaren

Profiling

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Stand und Quelle:

Diese Hinweise basieren auf der Auftragsverarbeitungsvereinbarung und den veröffentlichten technischen/organisatorischen Maßnahmen sowie der Subunternehmerliste von HeyVera GmbH (Stand: 05.03.2026)

Anlage

Regelmäßige Empfänger

Dienstleister	Dienstleistung	Adresse
Ista Techem, Brunata etc	Heizungsablesung	Musterstraße, Musterhausen